Δείτε ποιος είναι ο σωστός τρόπος για να γράψετε ένα επαγγελματικό e-mail

Επειδή ο χρόνος είναι χρήμα έχει σημασία να απαντάς με σαφήνεια και αμεσότητα στα e-mail, όταν τρέχει ο χρόνος και η καρτέλα των εισερχόμενων μοιάζει πιο γεμάτη και απροσπέλαστη από ποτέ.

Την ίδια στιγμή, υπάρχουν φόρμουλες και τρόποι για να κάνουμε το μήνυμά μας πιο εύληπτο στον αποδέκτη, άρα να γλιτώσουμε από παρερμηνείες και χαμένο χρόνο, ίσως και να πετύχουμε κάτι που θα χάναμε άμα κουράζαμε τον αναγνώστη με άχρηστες πληροφορίες.

Πώς θα το κάνουμε αυτό πράξη; Ο Jane Rosenzweig, διευθυντής στο Harvard Writing Center, παρέθεσε τρεις συμβουλές για να κάνουμε τα e-mail μας πιο σωστά και αποτελεσματικά στον σκοπό τους: να μεταφέρουν την πληροφορία χωρίς να μπερδεύουν.

Μπες στο νόημα χωρίς αχρείαστες εισαγωγές

Για ένα λογοτεχνικό ή προσωπικό κείμενο, οι γλαφυρές εισαγωγές είναι ένα μάλλον δεξιοτεχνικό προτέρημα που αυξάνει το σασπένς, αλλά σε επίπεδο επαγγελματικής επικοινωνίας μόνο αρνητικά μπορεί να λειτουργήσουν: στα e-mail χρειάζεσαι αμεσότητα και σαφήνεια. Ούτε γενικές παρατηρήσεις, ούτε υποθετικές εκφράσεις που πλατιάζουν χρειάζεσαι, γιατί απλά δημιουργούν εκνευρισμό όσο ο παραλήπτης θα διαβάζει διαγώνια το κείμενο, μέχρι να βρει το point.

Οι υπεκφυγές, δηλαδή, δε βοηθούν. Κράτα μόνο τις αναφορές που είναι πράγματι απαραίτητες και χρήσιμες για αυτό που θες να πεις.

Δευτερεύουσες πληροφορίες σε δευτερεύουσες προτάσεις

Από ένα σημείο και μετά θα γίνεται ασυναίσθητα στο μυαλό σου, αλλά μέχρι να συνηθίσεις κράτα κατά νου να απαντάς στο εξής ερώτημα πριν γράψεις ένα e-mail: ποιος είναι ο κύριος λόγος που στέλνεις αυτό το μήνυμα; Είναι κάποιο προϊόν, είναι το meeting που έκανες είτε η προσφορά που πήρες κατά τη διάρκεια αυτής της συνάντησης για το προϊόν; Για να καθοδηγήσεις τον παραλήπτη σε εκείνο που έχει τελικά σημασία, κράτα όλες τις δευτερεύουσες πληροφορίες σε δευτερεύουσες προτάσεις και αξιοποίησε κύριες προτάσεις για το σημείο που τελικά αφορά πιο άμεσα την επικοινωνία που κάνεις.

Κάτι που είναι επιπλέον πολύ βοηθητικό για να αποσαφηνίσεις το μήνυμα είναι να βάζεις τον κατάλληλο τίτλο στο e-mail, προετοιμάζοντας τον παραλήπτη για το πού πρέπει να εστιάσει την προσοχή του.

Κάνε χρήση ενεργητικής σύνταξης, όποτε ζητάς κάτι

Σκέψη μια στιγμή τη διαφορά ανάμεσα στις δύο προτάσεις που ακολουθούν, στο πλαίσιο ενός υποθετικού e-mail εντός της εταιρείας: «Οι φωτογράφοι και οι copy writers έχουν να στείλουν το υλικό για την καμπάνια μέχρι το απόγευμα της Παρασκευής» και «Το υλικό της καμπάνιας πρέπει να σταλεί μέχρι το απόγευμα της Παρασκευής».

Στην πρώτη εκδοχή η ευθύνη είναι ξεκάθαρα μοιρασμένη, ενώ σε εκείνη με την παθητική σύνταξη (στην οποία καταφεύγει κάποιος ευκολότερα για λόγους ευγένειας) το μήνυμα εμπεριέχει ένα ποσοστό ασάφειας και στους ρυθμούς της εργασιακής ροής ενδέχεται να προκαλέσει παρανόηση.

Μια επισήμανση όμως: αυτό δε σημαίνει ότι η ενεργητική σύνταξη είναι πάντα προτιμότερη της παθητικής για το εργασιακό περιβάλλον. Το βασικό κριτήριο για να κάνεις τη σωστή επιλογή είναι να αναρωτηθείς εάν πράγματι το υποκείμενο έχει νόημα να αναφερθεί. Όταν για παράδειγμα ζητάς κάτι συγκεκριμένο από εκείνο, πρέπει και εκφραστικά να υποστηρίζεται αυτό, ενώ σε αντίθετη περίπτωση η «δημιουργική ασάφεια» της παθητικής φωνής είναι βολικότερη.